Czym jest optymalizacja łańcucha dostaw?

Ulepszony ekosystem łańcucha dostaw

Ekosystem łańcucha dostaw obejmuje wszystkich zaangażowanych w projektowanie, produkcję, przechowywanie i transportowanie produktów oraz ich komponentów od momentu powstania aż do klienta końcowego. Pierwszym krokiem do poprawy tego ekosystemu jest przeprowadzenie szczegółowego audytu każdego etapu i każdego partnera, w tym dostawców, w celu wykrycia, gdzie można zwiększyć wydajność procesów i obniżyć koszty, a także śledzenie praktyk środowiskowych i pracowniczych partnerów w celu przestrzegania przepisów i działania w odpowiedzialny, etyczny sposób. Po przeprowadzeniu audytu może być konieczne wyeliminowanie niektórych dostawców i dodanie innych. Kompleksowy audyt zmierzy wartość każdego dostawcy i określi, jak łatwo można wprowadzić innych dostawców, aby wypełnić ewentualne luki.

Poprawa jakości

Efektywność łańcucha dostaw ma bezpośredni wpływ na jakość produktu od początku procesu produkcyjnego, czyli pozyskania materiałów, aż po dostawę produktu. Kierownicy ds. łańcucha dostaw mogą zoptymalizować łańcuch dostaw w celu przestrzegania standardów jakości na każdym etapie.

Kierownicy ds. jakości mogą wykorzystać specyfikacje utworzone na początku projektowania produktu do opracowania planów inspekcji na kluczowych etapach procesu produkcyjnego, aby zidentyfikować wady surowców lub uszkodzone części. Zebrane dane mogą być wykorzystane do opracowania planów działań naprawczych, które w przypadku wad surowców mogą obejmować przegląd wstępnych specyfikacji, ustalenie, czy dostawca może dostarczyć materiały spełniające te specyfikacje i przetestowanie próbki.

Oprogramowanie do zarządzania jakością może ujednolicić rozproszone systemy jakości, typowe w dużych firmach produkcyjnych, i dać kierownikom ds. jakości elastyczność w dostosowywaniu się do skróconych harmonogramów produkcji. Dobry system kontroli jakości będzie dostosowywać się do szybkich zmian i poprawiać w miarę gromadzenia większej ilości danych.

Obniżenie kosztów

Jedną z największych możliwości redukcji kosztów związanych z optymalizacją łańcucha dostaw jest precyzyjna kontrola zapasów, która obejmuje prognozowanie popytu, śledzenie zapasów i magazynowanie produktów. Celem jest unikanie nadprodukcji produktów, które zalegają w magazynach, muszą być przeceniane lub, co gorsza, trafiają na wysypiska, a także unikanie niedoprodukcji, aby klienci mogli otrzymać produkty, które chcą i kiedy ich potrzebują.

Optymalizacja procesów magazynowych, produkcyjnych i logistycznych może w niektórych przypadkach zredukować koszty infrastruktury, zmniejszając ilość miejsca potrzebnego do wyprodukowania tej samej liczby produktów lub umożliwiając producentom zwiększenie tempa produkcji. Automatyzacja żmudnych procesów, takich jak przetwarzanie zamówień, zarządzanie zapasami i obsługa ładunków, może ograniczyć koszty pracy i poprawić wydajność procesów. Na przykład oprogramowanie, które automatycznie przetwarza zamówienia i śledzi zapasy, może zminimalizować błędy ludzkie, podczas gdy autonomiczne nośniki, które transportują części lub gotowe produkty do ich docelowego miejsca w fabryce, mogą obniżyć koszty pracy i poprawić bezpieczeństwo.

Większe przychody i zyski

W łańcuchu dostaw jest wiele etapów, w których producenci mogą zwiększyć wydajność i obniżyć koszty, a tym samym zwiększyć zyski. Firma Frost & Sullivan twierdzi, że producenci nadprodukują o około 20%, aby uwzględnić zmienność rynku i wahania popytu. W odpowiedzi producenci korzystają z aplikacji SCM i analiz danych do identyfikowania sposobów udoskonalania procesów planowania, redukcji kosztów magazynowania i implementowania bardziej responsywnych procesów realizacji zamówień klientów. Na przykład producenci mogą udoskonalić procesy realizacji zamówień, dostarczając rzadkie produkty o wysokim popycie do wartościowych sprzedawców, którzy mają udokumentowane silne wyniki sprzedaży, zwiększając tym samym przychody.

Lepsza wydajność dostawców

"Jeżeli czegoś nie możesz zmierzyć, to nie możesz też tego poprawić" to powiedzenie, które odnosi się tak samo do poprawy wydajności dostawcy, jak i do niemal wszystkiego innego. Pomiar rozpoczyna się od oceny dostawców na podstawie ustalonych wskaźników KPI, takich jak średni okres płatności za materiały produkcyjne, terminowość dostawców oraz wskaźniki wadliwości materiałów, a następnie współpracy z każdym dostawcą w celu ustalenia sposobu poprawy wyników w obszarach, w których występują braki. Na przykład KPI dotyczący średniego okresu płatności za materiały produkcyjne mierzy czas między otrzymaniem materiałów a momentem ich opłacenia, dzięki czemu można preferować dostawców, którzy oferują lepsze warunki płatności.

Kompleksowa widoczność łańcucha dostaw

Jeśli dane finansowe są oddzielone od danych logistycznych, które są oddzielone od danych magazynowych, czyli gdy każda grupa danych znajduje się w swoim własnym silosie, uzyskanie pełnego obrazu całego łańcucha dostaw jest niemożliwe. Najlepszym rozwiązaniem jest zintegrowana technologia, która zapewnia bieżące śledzenie zapasów, prognozowanie sprzedaży, zarządzanie przepływem gotówki, logistykę dostaw oraz analizę zachowań klientów. Ten kompleksowy wgląd jest niezbędny dla każdej firmy, która chce zoptymalizować łańcuch dostaw.

Dział sprzedaży ma dane liczbowe, które dział marketingu musi zrozumieć, aby wiedzieć, które produkty generują największe przychody. Zespoły sprzedaży muszą wiedzieć, które produkty są dostępne, aby nie składać obietnic, których nie będą w stanie zrealizować wobec dystrybutorów i klientów. Dział produkcji chce mieć dostęp do prognoz sprzedaży, aby lepiej zrozumieć, które produkty należy traktować priorytetowo.

Na przykład kierownicy ds. zamówień producenta zazwyczaj szukają najtańszych surowców. Jednak mając dostęp do danych ze sprzedaży, mogą podjąć inną decyzję, jeśli zobaczą, że tańsze materiały mogą wydłużyć cykl produkcji popularnego produktu z powodu problemów z dostawą lub jakością.

Optymalizacja kosztów

Optymalizacja kosztów polega na dostosowaniu prognoz w celu wyprodukowania wystarczającej ilości zapasów, aby zaspokoić popyt, tzw. produkcja "just-in-time", bez strat w sprzedaży lub niezrealizowanych zamówień. Oszczędność kosztów wynika również z automatyzacji fabryk, redukcji ilości odpadów w procesie produkcyjnym (szczególnie istotne w przypadku produktów łatwo psujących się), wyboru tańszych dostawców, mniejszego zużycia energii, stosowania konserwacji predykcyjnej (naprawa maszyn przed ich awarią) oraz optymalizacji tras transportowych.

Optymalizacja zapasów

Optymalizacja zapasów polega na wytwarzaniu dokładnej ilości produktu potrzebnej do zaspokojenia popytu klientów. Magazynowanie zbyt dużej ilości zapasów zwiększa koszty i może prowadzić do marnotrawstwa. Zbyt mała ilość zapasów może oznaczać, że klienci czekają na swoje zamówienia, co może spowodować, że kupią od innego producenta. Najlepszym sposobem na rozpoczęcie procesu optymalizacji jest ustalenie, dlaczego pewne poziomy zapasów są utrzymywane i racjonalizacja zapasów w celu zaspokojenia popytu przy jednoczesnej redukcji kosztów logistyki i magazynowania do minimum.

Optymalizacja sieci

Kierownicy ds. łańcucha dostaw muszą zidentyfikować najlepsze lokalizacje fabryk, magazynów i centrów dystrybucji oraz optymalne przepływy między tymi lokalizacjami. Celem jest kontrola kosztów i zwiększenie niezawodności, a także zapewnienie elastyczności w przypadku zakłóceń w łańcuchu dostaw. Kierownicy powinni zacząć od oceny poszczególnych dostawców i ich dostawców pod kątem zdolności dostosowywania się do wahań podaży i popytu.

Zarządzanie dostawcami

Błędnym przekonaniem jest, że zarządzanie dostawcami bardziej polega na relacjach międzyludzkich i umiejętnościach komunikacyjnych niż na technologii łańcucha dostaw. Chociaż te relacje są ważne, silne relacje w łańcuchu dostaw opierają się na aktualnych danych wysokiej jakości. Producenci muszą wiedzieć, którzy dostawcy osiągają dobre wyniki, a którzy nie są w stanie sprostać wymaganiom i z jakich powodów. Potrzebują wglądu w potrzeby klientów w czasie rzeczywistym, aby móc szybko przekazywać zmiany dostawcom. W czasach, gdy producenci muszą jasno rozumieć wpływ dostawców i produktów na środowisko i społeczeństwo, powinni priorytetowo traktować firmy, które także mają przejrzysty wgląd w działania swoich dostawców. Ważne jest również posiadanie wielu dostawców w różnych lokalizacjach geograficznych, aby producenci mogli szybko przejść od jednego dostawcy do innego. Poleganie na jednym dostawcy krytycznego komponentu lub surowca może spowodować zatrzymanie produkcji.

Zarządzanie zapasami

Niewiarygodni dostawcy, którzy dostarczają przesyłki z opóźnieniem, w niewłaściwej ilości lub wysyłają niewłaściwe materiały, utrudniają producentom utrzymanie odpowiedniej ilości zapasów, która nie będzie ani za duża ani za mała. Niektóre firmy nakładają kary na dostawców, którzy nie wywiązują się ze swoich zobowiązań, na przykład skracając okresy karencji dla opóźnionych dostaw przed nałożeniem opłat. Firmy muszą jednak również nagradzać dostawców, którzy dostarczają niezawodnie, na przykład płacąc premie. Producenci muszą również uważnie monitorować dostawców, aby upewnić się, że spełniają oni standardy etycznych praktyk zaopatrzeniowych.

Zarządzanie kosztami

Producenci mogą oszczędzić pieniądze, minimalizując koszty operacyjne łańcucha dostaw, na przykład automatyzując rutynowe zadania, takie jak składanie zamówień i fakturowanie, w celu zmniejszenia liczby pracowników, optymalizując trasy dostaw w celu zaoszczędzenia na kosztach transportu oraz wybierając bardziej energooszczędne metody ogrzewania i chłodzenia budynków. Jednak koszt produkcji jest często największym czynnikiem, dlatego negocjowanie i renegocjowanie z bezpośrednimi dostawcami jest pierwszym krokiem do znalezienia równowagi między wysoką jakością a przystępnością cenową.

Zarządzanie logistyką

Sieć transportowa producenta dostarcza surowce, transportuje towary między fabrykami, magazynami i innymi obiektami oraz wysyła gotowe produkty do dystrybutorów, sprzedawców detalicznych i klientów końcowych. Minimalizacja kosztów transportu ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku oczekiwań klientów dotyczących taniej lub darmowej wysyłki oraz szybkiej dostawy. Nieprzestrzeganie tych wymagań może spowodować, że klienci będą kupować gdzie indziej.

Oprogramowanie do zarządzania transportem i handlem globalnym pomaga producentom planować przepływ surowców i gotowych produktów oraz zaleca najbardziej opłacalną i zgodną z przepisami metodę. Chociaż kierownicy ds. transportu korzystają z tego oprogramowania od wielu lat, postępy w dziedzinie uczenia maszynowego, śledzenia IoT, przetwarzania danych w chmurze i innych technologii sprawiają, że monitorowanie floty w czasie rzeczywistym staje się realne.

Zarządzanie zasobami

Zasoby producenta obejmują osoby i zasoby fizyczne, które są potrzebne do produkcji, magazynowania, sprzedaży, naprawy, konserwacji i dostarczania towarów. Zasoby fizyczne obejmują fabryki, magazyny, maszyny i pojazdy (takie jak ciężarówki lub ciągniki). Przed rozpoczęciem optymalizacji łańcucha dostaw firmy muszą przeprowadzić audyt wszystkich tych zasobów, aby upewnić się, że dysponują odpowiednimi umiejętnościami, technologiami, sprzętem i procesami.

1. Prognozowanie i planowanie z wyprzedzeniem

Zadaniem planisty łańcucha dostaw jest dostosowanie produkcji, magazynowania i transportu do popytu na produkty, aby zapewnić dostępność odpowiedniej ilości zapasów we właściwym czasie. Zbyt dużo produktów na stanie podnosi koszty magazynowania; zbyt mało wiąże się z ryzykiem rozczarowania klientów i dystrybutorów, którzy mogą udać się gdzie indziej, aby zaspokoić potrzeby. Planiści łańcucha dostaw odgrywają również rolę w określaniu lokalizacji fabryk, magazynów i centrów dystrybucyjnych, aby wszystko było zgodnie z danymi dotyczącymi dostępności surowców i lokalizacji klientów. Funkcje planowania w nowoczesnym oprogramowaniu SCM, często w połączeniu z danymi pochodzącymi od innych podmiotów, takimi jak raporty meteorologiczne lub zmiany regulacyjne, pozwalają planistom prognozować popyt, ograniczenia i zakłócenia dostaw oraz nadawać priorytety i zmieniać harmonogramy otwartych zamówień na podstawie poziomów zapasów w czasie rzeczywistym.

2. Outsourcing w razie potrzeby

Firmy zwracają się do producentów kontraktowych w celu obniżenia kosztów i dotarcia do nowych rynków geograficznych, przekazując wszystkie lub niektóre etapy produkcji krajowym lub zagranicznym specjalistom. Producenci często wybierają lokalizacje, które pozwalają na szybką wysyłkę do centrów dystrybucyjnych, a następnie do klientów. Produkcja na zlecenie pomaga również firmom dostosowywać zdolność produkcyjną w górę lub w dół w zależności od popytu, zamieniając koszty stałe w koszty zmienne i uwalniając przepływy pieniężne. Ponadto produkcja na zlecenie pozwala firmom skupić się na podstawowych elementach działalności, takich jak projektowanie i inżynieria produktów, w których mają przewagę konkurencyjną. Producenci zlecają również innym firmom części działalności niezwiązane z produkcją, takie jak logistyka, zaopatrzenie i obsługa klienta, z wielu tych samych powodów.

Innym popularnym modelem outsourcingu jest wykorzystanie zewnętrznych dostawców usług logistycznych (3PL). Dostawcy 3PL specjalizują się w operacjach łańcucha dostaw, magazynowaniu oraz usługach logistycznych, które można skalować w górę lub w dół w zależności od potrzeb producenta. Producenci używają oprogramowania do zarządzania zapasami do komunikowania się z oprogramowaniem do zarządzania magazynem dostawcy 3PL, aby obsługiwać wiele zadań, w tym przyjmowanie zamówień zakupu, zwroty do dostawców, transfery zapasów i wysyłki zamówień. Wraz ze wzrostem zapotrzebowania klientów na szybkie wysyłki produktów, relacje z dostawcami usług logistycznych 3PL w określonych regionach mogą pomóc producentom w obliczu wyzwań związanych z dostawą przy niższych kosztach.

3. Budowanie relacji między dostawcami a sprzedawcami

Łączenie partnerów w łańcuchu dostaw (głównie producentów, dostawców, dystrybutorów i sprzedawców detalicznych) ma kluczowe znaczenie dla podejmowania świadomych, terminowych decyzji w obliczu zakłóceń w łańcuchu dostaw i wahań popytu. Jedynym sposobem na nawiązanie tych połączeń jest wykorzystanie przez wszystkich członków łańcucha dostaw zintegrowanych systemów do udostępniania informacji w czasie rzeczywistym, co jest szczególnie ważne w przypadku złożonych sieci dostawców i sprzedawców detalicznych z wieloma uczestnikami w różnych regionach geograficznych.

Lepsza współpraca między dostawcami i sprzedawcami detalicznymi może mieć wymierny wpływ na zadowolenie klientów, na przykład poprzez zapewnienie, że sprzedawcy detaliczni mają produkty, których potrzebują w danym momencie lub mogą informować klientów o potencjalnych opóźnieniach. Producenci, którzy starają się budować silniejsze relacje, mogą zyskać preferencyjny status niezawodnego partnera, a tym samym lepszy dostęp do surowców i miejsca na półkach sprzedawców detalicznych; sprzedawcy detaliczni mogą zyskać lepszy dostęp do produktów o wysokim popycie. W miarę jak producenci uzyskują więcej informacji o klientach, mogą udoskonalać swoje prognozy popytu, aby lepiej zarządzać poziomami zapasów.

4. Inwestowanie w technologię i automatyzację

Jednym z najlepszych sposobów na poprawę efektywności łańcucha dostaw jest automatyzacja rutynowych zadań, aby pracownicy mogli skupić się na zadaniach wyższego poziomu. Na przykład producenci mogą zautomatyzować uzupełnianie surowców, aby automatycznie zamawiać więcej, gdy zapasy osiągną określony poziom, oraz informować klientów o statusie dostawy. Poza automatyzacją producenci zaczynają korzystać z zaawansowanych narzędzi, takich jak modelowanie scenariuszy, modelowanie sieci logistycznych i robotyka. Badania firmy Ernst & Young pokazują, że do 2035 r. 45% łańcuchów dostaw będzie w dużej mierze autonomicznych dzięki wykorzystaniu takich technologii, jak robotyka, autonomiczne pojazdy do produkcji i dostaw oraz automatyczne planowanie. Sztuczna inteligencja będzie odgrywać coraz większą rolę na każdym etapie łańcucha dostaw, wspierając podejmowanie decyzji oparte na prognozach. Badanie KPMG w 2022 r. wykazało, że 6 z 10 respondentów planuje zainwestować w technologie cyfrowe, aby poprawić procesy w łańcuchu dostaw, syntetyzować dane i zwiększyć możliwości analityczne.

5. Budowanie wielokanałowego, responsywnego łańcucha dostaw

Konsumenci oczekują, że będą mogli kupować produkty za pośrednictwem wielu kanałów - w sklepach, za pośrednictwem urządzeń mobilnych lub komputerów, na platformach internetowych, takich jak Amazon, a nawet za pośrednictwem kont w mediach społecznościowych, takich jak Instagram lub Facebook. Producenci, którzy tworzą wiele kanałów sprzedaży, osiągają korzyści ze zróżnicowanej bazy klientów i zwiększonej ekspozycji, ale największą korzyścią jest wzrost poziomu zadowolenia klientów. Raport BRP Consulting z 2019 r. zwraca uwagę, że 56% konsumentów jest bardziej skłonnych do robienia zakupów w firmie, która oferuje różne kanały sprzedaży.

Jeśli chodzi o realizację zamówień, producenci muszą zadbać o równowagę między oczekiwaniami klientów a rentownością, optymalizując zarządzanie zamówieniami. Początkowo było to pracochłonne zadanie, wymagające od pracowników przeszukiwania rekordów zapasów i identyfikowania najbliższej opcji realizacji zamówienia, ale obecnie producenci używają oprogramowania do zarządzania zamówieniami, dzięki któremu pracownicy mogą zarządzać wyjątkami oraz oceniać wszystkie kanały zamówień i źródeł dostaw w celu określenia, jak szybko i ekonomicznie zrealizować zamówienie. Producenci powinni inwestować w narzędzia, które centralizują zarządzanie zamówieniami, konsolidują zamówienia z różnych kanałów i śledzą zwroty produktów.

6. Renegocjowanie

Wszystkie warunki relacji producent-dostawca są negocjowalne, w tym ceny, terminowość dostaw, jakość produktu (dostawa bez szkody), stopień realizacji (SKU pomyślnie wysłane przy pierwszej próbie), responsywność względem warunków umowy o poziom usług i niezawodność (których dostawcy wykazują silne praktyki komunikacyjne i konsekwentnie spełniają oczekiwania). W miarę jak z czasem powstaje zaufane partnerstwo, jednym z kluczowych obszarów do renegocjacji są warunki płatności należności. Na przykład dostawcy mogą przedłużyć terminy płatności, co stanowi dużą korzyść dla producentów, którzy mogą czekać na sprzedaż zapasów. Zniżki z tytułu wcześniejszej płatności mogą być również negocjowane, co jest korzystne zarówno dla dostawców, jak i producentów.

7. Monitorowanie wskaźników

Producenci stale dostosowują łańcuchy dostaw, aby zmniejszyć koszty i udoskonalić procesy. Trudność polega na zidentyfikowaniu zmian, które rzeczywiście przyniosą efekty.

W tym celu kierownicy ds. łańcucha dostaw polegają na wskaźnikach KPI, które mierzą efektywność pozyskiwania surowców, przekształcania ich w gotowe produkty i dostarczania produktów klientom. Finansowy wskaźnik KPI to czas cyklu uzyskania środków pieniężnych, który mierzy czas, jaki upływa między zapłaceniem dostawcy za materiały a otrzymaniem płatności od klienta. Wskaźniki KPI w zakresie obsługi klienta obejmują terminową dostawę, dostawę bez uszkodzeń i wskaźnik realizacji, który mierzy procent zamówień klientów zrealizowanych przy pierwszej wysyłce. Producenci muszą porównać swoje wskaźniki KPI ze standardowymi wynikami branżowymi. Grupy branżowe i firmy analityczne mogą zapewnić wskaźniki referencyjne dla konkretnych procesów produkcyjnych; banki mogą zapewnić finansowe wskaźniki referencyjne.